Für Kassenbetreiberinnen und Kassenbetreiber
Kasse in Betrieb nehmen
Von der Einrichtung bis zum geprüften Startbeleg. Diese Seite ist für den Betrieb gedacht, nicht für die Technik. Die technische Anbindung steht in der Entwickler-Dokumentation.
Voraussetzungen
Registrierkassenpflicht besteht in Österreich ab 15.000 Euro Jahresumsatz je Betrieb, wenn davon mehr als 7.500 Euro bar vereinnahmt werden. Als Barumsatz gelten auch Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte vor Ort.
- Eine Kassensoftware, die an TrustNode angebunden ist. Mit Ablionis ist das bereits der Fall.
- Ein Zugang zu FinanzOnline, entweder Ihr eigener oder über Ihre Steuerberatung.
- Ein Smartphone mit der kostenlosen BMF-Belegcheck-App zum Prüfen von Start- und Jahresbeleg.
Die fünf Schritte
- Zugang einrichten. Sie erhalten von uns oder von Ihrem Kassenhersteller einen Zugang. Dabei entstehen Ihre Kassen-Identifikationsnummer, zum Beispiel
AT1-CAFE-001, und der AES-Schlüssel Ihrer Kasse. - Signaturzertifikat verknüpfen. TrustNode hinterlegt für Ihr Unternehmen ein eigenes Signaturzertifikat bei A-Trust. Eine Signaturkarte oder ein Kartenleser wird nicht gebraucht.
- Startbeleg erstellen. TrustNode erzeugt den Startbeleg, einen signierten Nullbeleg. Er ist der erste Eintrag im Datenerfassungsprotokoll.
- In FinanzOnline registrieren. Sie oder Ihre Steuerberatung melden die Sicherheitseinrichtung und die Kasse an. Die nötigen Angaben stellen wir bereit, siehe unten.
- Startbeleg prüfen. Den QR-Code des Startbelegs mit der Belegcheck-App scannen. Meldet die App, dass der Beleg in Ordnung ist, ist die Kasse ordnungsgemäß in Betrieb.
Den Startbeleg bewahren Sie auf, ebenso das Ergebnis der Prüfung. Beides gehört zu den Aufzeichnungen Ihres Betriebs.
Daten für FinanzOnline
Für die Registrierung in FinanzOnline sind zwei Meldungen nötig: zuerst die Sicherheitseinrichtung, dann die Kasse. TrustNode stellt dafür diese Angaben bereit:
| Angabe | Wofür |
|---|---|
| Seriennummer des Signaturzertifikats | Meldung der Sicherheitseinrichtung |
| A-Trust als Vertrauensdiensteanbieter | Meldung der Sicherheitseinrichtung |
| Kassen-Identifikationsnummer | Meldung der Registrierkasse |
| AES-256-Schlüssel der Kasse | Meldung der Registrierkasse |
| Prüfwert des AES-Schlüssels | Meldung der Registrierkasse |
Der AES-Schlüssel ist vertraulich. Er gehört in FinanzOnline und in Ihre Unterlagen, nicht in eine E-Mail an Dritte und nicht in eine Chatnachricht. Ohne ihn kann die Finanzverwaltung den Umsatzzähler Ihrer Belege nicht prüfen.
Im laufenden Betrieb
| Wann | Was passiert | Was Sie tun |
|---|---|---|
| Bei jedem Barumsatz | TrustNode signiert den Beleg, schreibt den Umsatzzähler fort und verkettet ihn mit dem Vorbeleg. | Beleg mit QR-Code aushändigen. |
| Am Monatsletzten | Der Monatsbeleg entsteht automatisch um 23:50 Uhr Wiener Zeit. | Nichts. |
| Am 31. Dezember | Der Jahresbeleg entsteht automatisch. | Bis 15. Februar mit der Belegcheck-App prüfen und aufbewahren. |
| Jedes Quartal | Das Datenerfassungsprotokoll wird automatisch gesichert. | Nichts. Für eine Prüfung stellen wir den Export bereit. |
| Laufend | Alle Belege werden gespeichert. | Aufzeichnungen sieben Jahre aufbewahren. |
Bei Störungen
Signatur nicht erreichbar
Sie können weiter kassieren. Der Beleg trägt dann den Hinweis „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ statt der Signatur. Ist die Signatur wieder verfügbar, schließt ein signierter Sammelbeleg an die Kette an. Die Ausfallbelege bleiben unverändert erhalten.
Kasse erreicht TrustNode nicht
Ihre Kassensoftware stellt einen Ersatzbeleg aus und speichert ihn unveränderbar. Sobald die Verbindung wieder steht, prüft sie, ob der Vorgang nicht doch angekommen ist, und erfasst ihn andernfalls mit Verweis auf den Ersatzbeleg nach. Mit Ablionis läuft das automatisch.
Ausfall über 48 Stunden
Dauert ein Ausfall der Registrierkasse länger als 48 Stunden, ist das über FinanzOnline zu melden, ebenso die Wiederinbetriebnahme. Diese Meldung liegt bei Ihnen oder Ihrer Steuerberatung.
Kasse außer Betrieb nehmen
- Datenerfassungsprotokoll exportieren und sichern.
- Schlussbeleg erstellen lassen. Danach stellt diese Kasse keine Belege mehr aus.
- Kasse und gegebenenfalls die Sicherheitseinrichtung in FinanzOnline abmelden.
- Alle Aufzeichnungen bis zum Ende der siebenjährigen Aufbewahrungsfrist verwahren.
Was bei Ihnen bleibt
TrustNode übernimmt die technische Seite der Sicherheitseinrichtung. Diese Pflichten bleiben beim Unternehmen:
- Registrierung von Sicherheitseinrichtung und Kasse in FinanzOnline, dazu die Meldungen bei Ausfall, Wiederinbetriebnahme und Außerbetriebnahme.
- Prüfung von Startbeleg und Jahresbeleg mit der Belegcheck-App.
- Belegerteilung an die Kundschaft und Aufbewahrung der Aufzeichnungen über sieben Jahre.
- Vollständige und richtige Erfassung aller Umsätze in der Kasse.
Diese Seite ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Sie beschreibt, wie TrustNode arbeitet, und fasst die gängige Praxis zusammen. Für Ihren Einzelfall ist Ihre Steuerberatung zuständig.